Créer un workflow pour supprimer des contacts dans un segment

La suppression d'un segment dans Flexmail supprime le filtre, pas les contacts qui s'y trouvent. Pour supprimer définitivement les contacts qui appartiennent à un segment spécifique, vous avez besoin d'un workflow. Cet article vous montre comment en configurer un en toute sécurité, en incluant la manière d'exclure les contacts qui appartiennent à d'autres segments qui doivent être préservés.

Exemple de scénario

Vous avez un segment appelé « Ancienne collection ». Vous souhaitez supprimer tous les contacts de ce segment, mais uniquement s'ils ne figurent pas également dans les segments « Vêtements » ou « Chaussures », car ces contacts sont encore des clients actifs.

Prérequis

• Le segment des contacts que vous souhaitez supprimer existe dans Contacts > Segments.
• Vous avez identifié les éventuels segments d'exclusion, c'est-à-dire les contacts qui doivent être conservés même s'ils apparaissent dans le segment de suppression.
• Vous avez exporté les contacts concernés à titre de sauvegarde, si nécessaire.

Configurer le workflow

1. Allez dans Automatisation, puis Workflows, et cliquez sur Ajouter un nouveau workflow.
2. Nommez clairement votre workflow, par exemple « Supprimer les contacts, Ancienne collection », et sélectionnez Workflow personnalisé.

Bloc de départ

1. Cliquez sur le bloc de départ pour ouvrir ses paramètres.
2. Définissez le déclencheur sur « Contacts ajoutés à un segment » et sélectionnez votre segment, dans cet exemple « Ancienne collection ».
3. Cochez « Inclure tous les contacts qui se trouvent déjà dans ce segment » afin que les contacts existants soient traités immédiatement, et pas seulement les ajouts futurs.
4. Cliquez sur Sauvegarder.

Bloc si/sinon : vérifier les exclusions

1. Cliquez sur + pour ajouter un bloc et sélectionnez Si/sinon.
2. Définissez la condition sur : le contact se trouve dans le segment « Vêtements » OU le contact se trouve dans le segment « Chaussures ».
3. Sur le chemin Oui (le contact se trouve soit dans Vêtements, soit dans Chaussures) : ajoutez un bloc de fin. Ces contacts ne doivent pas être supprimés.
4. Laissez le chemin Non ouvert pour l'étape suivante.

Bloc d'action de contact : supprimer

1. Sur le chemin Non du bloc si/sinon, cliquez sur + pour ajouter une action.
2. Choisissez l'action de contact « Retirer le contact de la liste ».
3. Sélectionnez la liste « Tous mes contacts ».
4. Cliquez sur Sauvegarder.

Activer et surveiller

Examinez l'ensemble du workflow avant de l'activer : vérifiez que les conditions d'exclusion sont correctes et que les chemins Oui/Non sont orientés comme prévu. Une fois actif, le workflow commencera immédiatement à traiter tous les contacts existants de votre segment de suppression.

Surveillez les résultats du workflow pendant la première heure pour confirmer qu'il oriente et supprime comme prévu. Vérifiez le nombre de contacts traités sur chaque chemin.

Conseils de pro

• Ajoutez toujours des conditions d'exclusion pour tout segment contenant des contacts que vous souhaitez conserver. Cela prend une minute supplémentaire et évite une perte de données irréversible.
• Si vous ne savez pas avec certitude quels contacts seront concernés, créez le segment et examinez sa liste de contacts avant de construire le workflow.
• Exportez les contacts avant d'activer. Rendez-vous dans le segment, ouvrez le menu Actions et cliquez sur Exporter tous les contacts. Cela vous donne une option de récupération en cas de problème.

Erreurs courantes à éviter

• Activer sans avoir d'abord examiné la logique d'exclusion. Si la condition si/sinon est erronée, les mauvais contacts seront supprimés définitivement.
• Oublier de cocher « Inclure tous les contacts qui se trouvent déjà dans ce segment ». Sans cela, le workflow ne traite que les ajouts futurs au segment, pas les contacts existants.
• Utiliser ce schéma pour des suppressions en masse sans vérification d'exclusion. Ajoutez toujours au moins un bloc si/sinon pour vérifier les contacts avant que l'action de suppression ne se déclenche.

Prochaines étapes

• Voir « Créer un workflow » pour une présentation complète de tous les types de blocs de workflow.
• Voir « Référence des blocs et déclencheurs de workflow » pour toutes les conditions de déclenchement et actions de contact disponibles.